Projektiviestintää pilvenhattaroilla

Netti tarjoaa näinä päivinä mittavan määrän erilaisia pilvessä toimivia projektinhallintatyökaluja. Olemme kokeilleet niitä kouluprojekteissamme vaihtelevalla menestyksellä. Facebookin ryhmät ovat yksi mainio viestintäväline, kun prosessin kuluessa pitää jakaa tietoa siitä, missä mennään. Facebookissa vinkataan, kun uusia työversioita on luettavissa tai jaetaan linkkejä asiaan kuuluviin artikkelihin ja tapahtumiin. Joskus väännetään kättä siitä, miten nämä hommat nyt oikein pitikään hoitaa. Tai tiedotetaan, missä luokassa ollaan ja milloin piti olla paikalla. Jos ryhmän jäsenet käyttävät vaihtelevasti facebookia toimien enemmänkin esimerkiksi Whatsappissa, voi monta viestiä mennä kuitenkin ohi. Puolivirallisena viestikanavana facebook on kuitenkin nopea ja mutkaton. Google Sitesin wiki-työtila yhdistettynä Google Driven tiedostolaariin toimivat, kun projekti kaipaa jäsenneltyä perustietoa jollekin alustalle sekä mahdollisuuden kommentoida luonnoksia ja eri versioita tuotoksista. Haasteena on tiedostojen ja tiedon mahdollisimman selkeä jäsentely. Kuinka nimetä tiedostot, kansiot ja alasivut, jotta sieltä ylipäätään löytyy mitään? Ketkä päivittävät tiedostoja ja millä tavalla? Viime syksyn transmediaprojektissa kokeilimme myös muutamissa mediataloissa ja mainostoimistoissa käytettyä Basecamp-alustaa. Sinnekin pystyi liittämään perustietoa projektista, aikatauluja ja suunnitelmaversiota. Sinne saattoi luoda tehtävälistoja ja tsekata, mitkä asiat olisivat milloinkin tehty. Basecampin kehittäjien yksi keskeinen ajatus on ollut sähköpostiliikenteen jäsentäminen ja kohdentaminen. Meidän projektissamme Basecamp jäi kuitenkin syystä tai toisesta vähälle. Kokeilimme myös Trelloa, joka on mainio varsinkin tehtäväkokonaisuuksien hallintaan. Prosessin alun jälkeen toiminta siirtyi kuitenkin pääosin Driveen ja facebookiin. Eniten viestintää tapahtui facebookin ryhmässä ja vanhanaikaisesti s-postissa. Google Drive oli joustavin paikka koota erilaisia tiedostoversioita ja kommentoida niitä siellä. Tavallisesti opiskelijaporukat hoitavat tiimikohtaista viestintäänsä paitsi tapaamisissaan sekä livenä että Skypessä tai Google Hangoutissa, myös erittäin paljon omissa Facebook- tai Whatsapp-ryhmissään. He tuulettavat siellä ilojaan ja ahdistuksiaan. Snapchatissakin voidaan jakaa tilannekuvaa lyhyeksi hetkeksi saataville. Noihin ryhmiin opettajalla harvoin on asiaa. Pitäähän olla paikka, jossa voi raivota selän takana ja sopivalle, muulle yleisölle. Opettajien haukkuminen ja järjestelyjen arvostelu auttaa kummasti lieventämään luovuuden tuskaa projektin kuluessa. Paras tapa selvittää asiat on sopia kriisimiitinki asianosaisten kanssa ja puhua asiat kasvokkain läpi mahdollisimman pian takkujen ilmaannuttua. Tätä opiskelijat osaavat onneksi myös kiitettävästi tehdä. Monetkaan ryhmien keskinäiset kahinat eivät valitettavasti kulkeudu opettajan tietoon, vaan ne näkyvät yhteisissä tapaamisissa outona hiljaisuutena tai poissaoloina. Joskus väännetään ideoita esitellessä avoimesti kättä jostain ideasta, sen torppaamisesta tai mukaan ottamisesta. Tiimien keskinäisen vuorovaikutuksen avittaminen on todellinen haaste opettajalle ja vaatisi paljon myös ryhmätyönohjaajan ja psykologin tietoja ja taitoja. Riittävä määrä sparrausta ja myös spontaaneja keskustelumahdollisuuksia on voitava tarjota. Positiivista palautetta ei saa unohtaa, sillä se antaa prosessille kaivattua myötätuulta. Pelkät kehut eivät kuitenkaan auta, ellei niiden pohjana ole perusteltuja havaintoja siitä, mikä toimii. Kun homma toimii, hehkuttamista varten tuntuvat toimivan opiskelijoiden omat Instagram- ja Twitter-tilit. Siellä saatetaan jakaa making of -kuvia ja rummuttaa tulevaa varsin toiveikkaassa ja omasta työstä ylpeässä sävyssä. Tämä toki riippuu kunkin omasta profiilista ja viestinnän moodista ylipäätään. Mahdollisimman selkeä ja muuttumaton aikataulutus ja tavoitteiden asettelu antaisi turvaa ameebamaiselle innovaatiotyölle. Näistä nimenomaan tavoitteiden asettelu on koko homman ydin. Sen pitäisi olla selkeä, mutta ei liian yksityiskohtainen, jotta luovuudelle on tilaa. Pitää antaa raamit ja riittävä määrä tienviittoja, mutta ei liian tarkkaa karttaa. Innovaatiotyössä kun on uskallettava ja annettava mennä umpimetsään. Aikataulutuksen keskeiset deadlinet on myös oltava selvillä ja niistä on myös viimeiseen asti pidettävä kiinni. On tunnistettava projektin kohokohdat, joihin kaikki valmistautuvat huolella ja ajoissa. Kun on showtime, on showtime. Ei teatteriinkaan pääse puolta tuntia myöhässä. Mutta. Life happens. Matkan varrella tulevista peruutuksista, muutoksista ja uusista muuttujista tiedottaessa voi sitten varautua siihen, että mutinaa tulee. Mitä enemmän tekijöillä on kokemusta, sitä rennommin erilaisiin muutoksiin osataan suhtautua. Täyteen buukatut kalenterit toki rajoittavat muutosten mahdollisuuksia. Monialaisissa, useita yhteistyökumppaneita sisältävissä projekteissa on kuitenkin enemmän sääntö kuin poikkeus, että aikataulut muuttuvat, eikä kaikki läheskään aina mene niin kuin oli suunniteltu. Prosessin menestyksekäs läpivieminen edellyttää sitä, että on paitsi kunnollinen käsitys tavoitteista ja lopputuloksesta, myös taju siitä, että kaikki tiet vievät Roomaan. Toiset hitaammin, toiset nopeammin. Maaliin on silti päästävä yhtä aikaa. Valmistautunut mieli osaa tarttua hetkeen ja menestyä spontaaneilta näyttävien suunnanmuutosten avulla. Tähän useimmiten tarvitaan kuitenkin vuosien kokemus - ja riittävän huolellisesti artikuloitu visio siitä, mikä voisi olla tässä projektissa se paras lopputulos. Innovaattorin pitää osata toisaalta unelmoida, mutta myös selvittää määrätietoisesti reittinsä maaliin. Esteistä ja hidasteista huolimatta, kiertämällä, ylittämällä tai menemällä läpi harmaan kiven. Viestinnän väline, ajoitus, jakelu ja sävy ovat tarkassa puntarissa.